äglich sorgen eine wachsende Anzahl an neuen Anforderungen und Informationen, die über immer mehr Kanäle auf uns einfließen, dafür, dass wir immer schneller arbeiten und doch das Gefühl haben, nie fertig zu sein. Stets erreichbar, in allen Netzwerken präsent – wo bleibt da der Mensch mit seinen ganz individuellen Bedürfnissen?
Wann besteht tatsächlich noch die Chance auf konzentriertes Arbeiten oder der Raum für notwendige Rückzugsmöglichkeiten? Wir befragten zu diesem aktuellen Thema den Effizientertainer Martin Geiger, der sich seit 20 Jahren mit der Produktivität von Menschen und Unternehmen beschäftigt und eine Methode entwickelt hat, mit der sich die Herausforderungen des Zeitmanagements erfolgreich angehen lassen.

Herr Geiger, Sie beschäftigen sich bereits seit zwei Jahrzehnten mit Zeitmanagement. Mit welchen Zeit-Problemen haben Menschen heute denn verstärkt zu kämpfen? Müssen wir andere Herausforderungen lösen als vor 20 Jahren? Und wie gehen wir damit um?

Martin Geiger: Die Herausforderungen sind in den letzen Jahren um ein Vielfaches angewachsen. Gleichzeitig sind die Schwierigkeiten, die wir bereits vorher mit unserer Zeit hatten, nicht weniger geworden. Heute ist beispielsweise unser Smartphone ein ernst zunehmender Zeitdieb, den es in dieser Form vor 20 Jahren noch gar nicht gab. So laden wir mittlerweile Apps herunter, die zu 85 % nicht mehr als ein Mal eingesetzt werden. Das heißt, die Summe der zu bewältigenden Herausforderungen steigt heutzutage rapide an, ohne dass ein Ende in Sicht wäre. Wie gehen wir damit um? Die Antwort auf diese Frage wird zunehmend über unseren künftigen Erfolg entscheiden. Eine mögliche Antwort könnte beispielsweise lauten: durch Ausblenden und Aufschieben. Beides keine sehr erfolgversprechenden aber inzwischen beinahe lebensnotwendigen Strategien.

Das Thema Zeit beschäftigt die Menschen ja seit jeher. Sie sprechen in diesem Zusammenhang häufig von Zeitmanagement 3.0. Was verstehen Sie darunter? Gibt es da tatsächlich völlig neue Erkenntnisse?

Martin Geiger: Wenn Sie morgen bessere Ergebnisse erzielen wollen, dürfen Sie heute nicht mit einem Zeitmanagement von gestern arbeiten. Das Zeitmanagement der ersten Generation bestand aus den althergebrachten, und zum Teil nach wie vor bewährten Bausteinen, wie beispielsweise dem Anfertigen von To-Do-Listen oder dem Setzen von Prioritäten. Diese Listen wurden früher mal auf Papier gemacht, später in ledergebundene Zeitplansysteme notiert und werden heute überwiegend digital verwaltet. Das hat zwar weniger mit Innovation als in erster Linie mit den persönlichen Vorlieben des Anwenders zu tun, dennoch meinen viele, alleine mit der Wahl der Werkzeuge sei man in Punkto Zeitmanagement auf dem neuesten Stand. Das Zeitmanagement der zweiten Generation war dann die logische Konsequenz aufgrund der zunehmenden Überforderungen im Zeitalter der Informationsüberflutung. Mancher Zeitmanagementexperte propagierte plötzlich den Minimalismus als kommenden Gegentrend. In diese Zeit fallen die Veröffentlichungen von Bucherfolgen wie „Simplify your life“ oder „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“. Hier wird die Hoffnung genährt, verlorene Lebensqualität durch Entschleunigung zurück zu gewinnen. Unternehmer, die diesem Credo gefolgt sind, mussten jedoch schnell feststellen, dass, wenn sie sich dafür entschieden, langsam voranzugehen, ihre Kunden es einstweilen vorzogen, zu einem schnelleren Wettbewerber abzuwandern. Deshalb war die Zeit reif für einen neuen Ansatz: Im Zeitmanagement 3.0 werden diese beiden, nur scheinbar konträren Punkte auf einzigartige Weise miteinander kombiniert: Wenn ich die Dinge, die ich erledigen muss, so schnell wie möglich erledige, habe ich für die Dinge, die ich gerne mache, umso mehr Zeit. Dabei zieht ein nachhaltiges Zeitmanagement 3.0 im unternehmerischen Ansatz nicht nur die eigene Zeitverwendung in Betracht: Wenn wir unterstellen, dass nicht nur wir immer weniger Zeit zur Verfügung haben, sondern diese Entwicklung auch unsere Kunden betrifft, stellt dies eine signifikante Veränderung in der Wahrnehmung und der Wertschätzung von Zeit generell dar.

Wann hatten Sie persönlich das letzte Mal mit einer Zeitfalle zu kämpfen und wie haben Sie diese gelöst?

Martin Geiger: Täglich. Wenn der Wecker um 5:30 Uhr klingelt, beginnt der Kampf. Dann muss ich entscheiden, aufzustehen und direkt für eine Stunde ungestört an meinem wichtigsten Ziel zu arbeiten oder liegen zu bleiben und auszuschlafen. Heute habe ich den Kampf gegen das Kopfkissen gewonnen. Glücklicherweise funktionieren wir aufgrund unserer Gewohnheiten größtenteils per „Autopilot“. Und so ist der Erfolg oft nur eine Folge produktiver Gewohnheiten. Und zu denen gehört frühes Aufstehen definitiv. Aber grundsätzlich kenne ich alle Zeitdiebe natürlich aus eigener Erfahrung, weil ich sie quasi im lang angelegten Selbstversuch ausgiebig bekämpft habe. Nur so kann ich meinen Zuhörern, Klienten und Lösungen auch wirklich authentisch mögliche Lösungen aufzeigen. Mein jüngstes Buch trägt demzufolge den Titel: „33 unfehlbare Wege, sein Leben zu verplempern.“ Freunde, haben dahinter bereits eine Autobiographie vermutet.

Sie haben in Ihren Coachings ja mit vielen Menschen zu tun, die wahrscheinlich ähnliche Probleme haben. Welche grundsätzlichen Fehler machen Menschen im Umgang mit der Zeit?

Martin Geiger: Wie gesagt: Es sind nicht die großen, massiven und offensichtlichen Fehler, die man ohnehin nur bei „den Anderen“ findet. Vielmehr ist es die Vielzahl kleiner Fehlentscheidungen, die sich am Ende zu einen stattlichen Defizit summieren. Wie oft werden wir mehrfach von unserem wichtigsten Projekt abgelenkt, weil das Telefon klingelt, wir unser E-Mail-Postfach mehrfach überprüfen, länger als nötig in einem unwichtigen Meeting sitzen und diverse Mitarbeiter uns darum bitten, uns „nur eine Minute“ ihrem Problem zu widmen. Und zwischendrin bleibt kaum Zeit, unsere Essensfotos in die sozialen Netzwerke hochzuladen. Am Ende waren wir so zwar den ganzen Tag beschäftigt, dabei aber kaum produktiv. Und fallen dann abends völlig erschöpft aber unzufrieden ins Bett.

Und was raten sie Ihnen, um diese Fehler zu vermeiden?

Martin Geiger: Zunächst einmal ist eine klare Zielsetzung erforderlich. Woran sonst könnte man sinnvolle Zeitverwendung messen, wenn nicht an der Frage, ob sie uns unseren wichtigsten Zielen näher bringt? Dazu kann es sehr hilfreich sein, sich den Wert seiner Zeit bewusst zu machen. Wer weiß schon tatsächlich, was eine Minute seiner Zeit wert ist. Die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen und sich gegen Ablenkungen abzuschirmen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Bei meiner Arbeit zeige ich meinen Kunden insgesamt sieben Schritte auf, die zu einer produktiveren Zeitnutzung führen. Alles entscheidend ist am Ende dann die praktische Umsetzung: Denn oft wissen wir genau, was wir tun müssten aber handeln nicht danach. Wir benötigen eine Änderung der persönlichen Einstellung, bevor wir die Prozesse in unserem Unternehmen in Angriff nehmen können. Denn nach wie vor begegnen wir unserem größten Zeitdieb beim Blick in den Spiegel.

Das Thema Lebensqualität spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle. Doch wie kann es Menschen gelingen, den täglichen Spagat zu schaffen zwischen den Aufgaben im Beruf, einer fast schon geforderten ständigen Verfügbarkeit für den Arbeitgeber und dem Wunsch nach Ruhe, dem Bedürfnis nach Ausgleich, um für alle Lebensbereiche ausreichend Kraft und Energie zu haben?

Martin Geiger: Mit dem Finden einer Antwort auf diese Frage sind viele Menschen ein ganzes Leben beschäftigt. Und die meisten scheitern. Sie brauchen sich nur die steigende Anzahl an Burnout-Fällen in Deutschland ansehen, die der Wettlauf mit der Zeit zur Folge hat. Mein Ansatz vermittelt hier ganz konkret sieben Schritte mit dem Ziel, anders zu arbeiten und mehr zu leben. Sie lassen sich von jedem Menschen sofort und leicht umsetzen, der mit diesem Problem konfrontiert ist:

1.    Zielsetzung – Klare und messbare Ziele bilden die Basis
2.    .Fokussierung – Maximale Konzentration auf seine Ziele
3.    Limitierung – Gründliches Filtern und Reduzieren aller Ablenkungen
4.    Ergebnisorientierung – Die geschäftliche Produktivität ermitteln
5.    Geschwindigkeitssteigerung – Prozesse weitestgehend systematisieren
6.    Einstellungsänderung – Grundlage dauerhafter Produktivität
7.    Umsetzung – Unmittelbare praktische Anwendung

Mit der Anwendung dieser Schritte sind wir in der Lage, bessere Ergebnisse in wesentlich kürzerer Zeit zu erreichen und damit sowohl unsere Leistung als auch unsere Lebensqualität deutlich zu steigern.

Effizienz ist ein Stichwort, das Sie immer wieder in die Waagschale werfen. Was bedeutet für Sie Effizienz? Können Sie unseren Lesern 2 oder 3 konkrete Tipps mit auf den Weg geben, wie sie effizienter werden?

Martin Geiger: Sowohl „Effizienz“ als auch „Effektivität“ gehen letztendlich auf den gleichen Wortstamm zurück. Ein schönes Beispiel hierfür liefert uns eine nette Anekdote im Bereich der Weltraumforschung: Da normale Kugelschreiber, Füller und Filzstifte nur schreiben, weil durch die Erdanziehung die Tinte in der Patrone nach unten gezogen wird, waren diese im Weltraum nicht brauchbar. 1959 brachte die NASA schließlich nach sechsmonatiger Forschung und Entwicklung, die 1,5 Millionen Dollar verschlang, den ersten Kugelschreiber heraus, der auch in der Schwerelosigkeit schreibt: Den so genannten Fischer Space Pen. Nun standen die Russen vor dem gleichen Problem, hatten aber nicht die erforderlichen Mittel. Also entschieden sie sich, einfach Bleistifte zu verwenden. Auch wenn diese Geschichte nicht ganz den Tatsachen entspricht, so verdeutlicht Sie uns doch sehr anschaulich, worin der Unterschied liegt: Effektiv ist es, ein angestrebtes Ziel zu erreichen. Effizient ist es hingegen, hierbei auch die eingesetzten Mittel zu berücksichtigen. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich hierbei die folgende Definition durchgesetzt: Effektiv = die richtigen Dinge tun – Effizient = die Dinge richtig tun. Drei konkrete Tipps zur direkten Umsetzung:

1.    Fragen Sie sich morgens zu Beginn Ihrer Arbeit: Welche eine Sache, wenn ich Sie jetzt in diesem Augenblick tue, bringt mich meinem Ziel am nächsten? Und dann arbeiten Sie für die darauf folgenden 60 Minuten an nichts anderem! Schalten Sie sämtliche Störquellen wie Internet oder Telefon während dieser Zeit ab. Machen Sie sich bei Bedarf ein entsprechendes Schild an die Tür.
2.    Setzen Sie sich eine Deadline. Häufig erstreckt sich eine Aufgabe über genau den Zeitraum, den sie zu ihrer Erledigung vorgesehen haben. Mit einem kurz gehaltenen Endzeitpunkt limitieren Sie den Zeitraum, den Sie zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen. Sie werden feststellen, dass sie sie innerhalb dieser Vorgaben auch tatsächlich erledigt haben.
3.    Erstellen Sie eine Not-to-Do-Liste. Welche Dinge in Ihrem Leben können Sie ebenso gut auslagern oder delegieren, weil Sie keinen entscheidenden Einfluss auf ihre Ergebnisse haben oder unterhalb Ihres ermittelten Stundeneinkommens liegen? Dann geben Sie diese Aufgaben konsequent ab und gehen lieber früher in den Feierabend, um Ihre Batterien wieder aufzuladen.

Womit wir wieder beim Thema Zeit wären. Müssen wir tatsächlich lernen, in immer kürzerer Zeit immer mehr zu schaffen? Aber dann bekommen wir doch sicher einfach noch mehr Aufgaben vom Chef, oder? Vielleicht haben wir dann etwas Zeit für uns, unsere Familie und Freunde, sind aber selbst viel zu ausgepowert, um diese wirklich genießen zu können.

Martin Geiger: Dazu bedarf es nicht einmal eines Chefs, denn diese bürden sich das gleiche Problem häufig selbst auf: Höher, schneller, weiter scheint ein Anspruch unserer Gesellschaft geworden zu sein. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Nicht umsonst heißt es: „Wenn Du willst, das etwas erledigt wird, gib´ es einer vielbeschäftigten Person.“ Durch die richtige Zeitführung entwickeln wir ein Momentum, einen Zustand, in dem es uns absolut leicht fällt, Dinge voranzubringen und Projekte und Aufgaben zu erledigen. Ob ich mich überarbeitet fühle oder positiv zu Höchstleistungen motiviert, vieles basiert auf der zugrunde liegenden Einstellung. Und dies wiederum ist Folge eines persönlichen Systems und einer unternehmerischen Strategie, die mich entweder unterstützen oder überfordern. Wir dürfen das Ganze nicht als Wettlauf betrachten, ansonsten werden wir immer jemanden finden, der schneller ist.

Was brauchen Menschen, um das Zeitdilemma zu lösen? Gegen äußere Umstände kann man ja schließlich nicht an und wer den Netzwerk-Hype nicht mitmacht, gilt ja sehr schnell als nicht veränderungsbereit und erfüllt damit auch nicht die geforderten Eigenschaften in der modernen Arbeitswelt.

Martin Geiger: Einfach gesagt: Wir brauchen eine realistische, aber innovative, eine grundlegende, aber zukunftsorientierte Strategie, um mit den Herausforderungen unserer Zeit umzugehen lernen. Hierbei hilft uns zunächst einmal der nötige Abstand für eine klare Draufsicht von außen. Dann reift oft sehr schnell die Erkenntnis, dass das vermeintliche Dilemma in Wirklichkeit gar keines ist. Durch die Zeitknappheit tun sich ebenso viele Chancen wie Herausforderungen auf. Um diese zu erkennen, eignet sich beispielsweise eine kleine Auszeit! Ob Seminar, Online-Kurs, Einzelcoaching oder Buch – letztendlich entscheidet nur das, was ich im Anschluss unmittelbar umsetze. Bei letzterem ist die Gefahr allerdings groß, dass sich nach der Lektüre nichts verändert, wenn ich es einfach zurück ins Regal stelle. Wer immer auch gesagt hat, dass wir inzwischen zu Wissensriesen aber Umsetzungszwergen geworden sind, lag mit dieser Einschätzung auch beim Zeitmanagement vollkommen richtig.

Danke Herr Geiger für dieses Gespräch!