Vorfreude ist oft die schönste Freude, besonders wenn es um große Events wie Hochzeiten, Geburtstage, Weihnachtsfeiern oder andere Feierlichkeiten bis hin zu Präsentationen geht. Die Planung solcher Events ist dagegen kein, reines Vergnügen.

Unvergessliche Feste, gelungen Weihnachtfeiern oder überzeugende Präsentationen haben eines gemeinsam: eine perfekte Planung. Ein neues Tool namens Event-Cloud hebt die Planung und Organisation von Events auf eine neue Ebene: Der Aufwand wird minimiert, das Ergebnis perfektioniert. Pannen sind künftig ausgeschlossen.

Josa Rudow, Geschäftsführer des Hofguts Lilienhof in der Nähe von Ihringen und sein Team haben den virtuellen Helfer entwickelt, der sich insbesondere an Eventlocations richtet. „Event-Cloud unterstützt digital und benutzerfreundlich bei der Planung, Organisation und der Durchführung jeglicher Events sowohl im privaten wie auch im Business-Bereich“, erklärt Josa Rudow.

Das Rund-um-Planungspaket der Profis vom Hofgut Lilienhof kann aber noch mehr: Es spart Zeit und Nerven, vereinfacht die Organisation und steigert den Umsatz durch attraktive Cross-Selling Möglichkeiten. Das Entwicklungsteam ließ in die Event-Cloud seine eigenen, umfangreichen Erfahrungen und das langjährige Know-how einfließen – also all das Wissen und Können, das das Hofgut Lilienhof zu einer der gefragtesten Eventlocations in der Region macht. Die künftigen Gastgeber fühlen sich gut aufgehoben und werden von Anfang an bei der Planung und Umsetzung ihres Events von Fachkräften begleitet und unterstützt. Diese individuelle Begleitung macht jedes Event unvergesslich, traumhaft und individuell. Diese langjährige Praxiserfahrung garantiert, dass mit The Event-Cloud geplante Feiern zu einem Erfolg für die Gäste wie für Veranstalter werden - ganz ohne unnötigen Planungsstress im Vorfeld.

The Event-Cloud ist ein auf die Location zugeschnittener Event Konfigurator. Er spart Zeit und vereinfacht die Organisation erheblich. Das wird unter anderem dadurch erreicht, dass Daten abgerufen und geändert werden können. Dies ermöglicht es dem Veranstalter, der Location oder zum Beispiel dem Brautpaar, den Planungsstand abzurufen, Änderungen vorzunehmen oder weitere Ideen und Wünsche zu integrieren. The Event-Cloud strukturiert, aktualisiert und analysiert sämtliche Daten über jeden erdenklichen Zeitraum und das sieben Tage die Woche rund um die Uhr. Planungen sind somit unabhängig von Öffnungszeiten der Location oder Erreichbarkeit der Beteiligten realisierbar. Das benutzerfreundliche Tool ist bezüglich aller wichtigen Planungs- und Managementanforderungen konsequent durchdacht und klar strukturiert für die individuelle Organisation und Verwaltung aller projektspezifischen Daten.

So behält man den perfekten Überblick und optimiert seine Planungen.

In unserem Interview stellt sich Event-Cloud-Entwickler Josa Rudow unseren Fragen über Digitalisierung und Entwicklung im Eventmanagement und die von ihm und seinem Team entwickelte Event-Cloud.

Als Eventlocation kennen Sie die Anforderungen der Eventbranche und die Notwendigkeit digitaler Unterstützung. Welche Verbesserung darf man bei der Eventorganisation von der von Ihnen entwickelten Event-Cloud erwarten?

Josa Rudow: Grundsätzlich richtet sich unsere Event-Cloud an Eventlocations. Das Tool setzt gleich zu Beginn der Eventplanung ein mit dem Ziel, die Planung zu digitalisieren, deutlich zu vereinfachen und darüber hinaus auch noch neue Möglichkeiten und Chancen bereitzustellen. Dabei haben wir beide Nutzergruppen im Blick, den Veranstalter, wie zum Beispiel ein Brautpaar, als auch unseren direkten Kunden - die Eventlocation. Für den Veranstalter ist uns wichtig, dass diese ihre Veranstaltung einfach, gut informiert und mit Freude planen können. Für die Eventlocation bieten wir die Möglichkeit eines minimierten Planungsaufwandes, besserer Eventorganisation und attraktiven Cross-Sellings.

Warum bieten Sie Ihre eigene Event-App an und lassen somit andere von Ihrem Erfolgsgeheimnis profitieren? Welche Vorteile und welchen Mehrwert dürfen die Kunden von Event-Cloud erwarten?

Josa Rudow: Zunächst einmal haben wir nichts Vergleichbares auf dem Markt gefunden, somit hat sich die Frage einer anderen Software-Lösung für uns nicht gestellt. Eventlocations können kurz gesagt mit viel weniger Planungsaufwand, besserer Organisation, mehr Umsatz und last but not least mit glücklichen Kunden rechnen. Und das, finde ich, ist schon mal eine ganze Menge.

Sie starten jetzt am Markt zu einem wahrscheinlich sehr ungünstigen Zeitpunkt, warum sollte eine Eventlocation trotz Corona jetzt ein neues Tool einführen?

Josa Rudow: Ja, auf den ersten Blick scheint der Zeitpunkt ungünstig, aber ganz objektiv betrachtet ist der Zeitpunkt vielleicht oder erst recht genau richtig! Eventlocations leiden normalerweise unter chronischem Zeitmangel und haben somit oft gar nicht die Möglichkeit, grundsätzlich über ihre Arbeitsprozesse nachzudenken. Corona zwingt uns im Moment zu einer Pause. Warum diese nicht nutzen, um sich besser aufzustellen und zu optimieren? Um das Argument: „Wir haben jetzt vielleicht Zeit, aber kein Geld!“ aus dem Weg zu räumen, haben wir uns entschlossen, keine Einführungskosten oder ähnliches zu berechnen. Das heißt, mit der Einführung sind erstmal keinen Kosten

Wie hat sich der Aufgabenbereich im Eventmanagern geändert ? Ist hier nun kreatives und agiles Eventmanagement gefragt und wie kommt hier ihre Event-Cloud ins Spiel?

Josa Rudow: Der Aufgabenbereich im Eventmanagement hat sich nicht grundlegend geändert. Event-Cloud gibt dem Eventmanager die Möglichkeit, insgesamt einfacher und strukturierter Veranstaltungen zu planen. Mit der gewonnen Zeit und Klarheit lassen sich viel zielführendere Gespräche führen. Man hat wieder mehr Raum und Zeit, auch für seine Kreativität und die Weiterentwicklung.

Wenn digitale Event-Tools eine große Erleichterung darstellen, warum sind viele Eventorganisatoren noch zögerlich? Sind die Tools einfach zu teuer?

Josa Rudow: Ich würde nicht grundsätzlich sagen, dass die Event-Branche zögerlich bei digitalen Themen ist. Es gibt viele Bereiche und Firmen in der Branche, die für das Gegenteil stehen. Aber es gibt eben wie überall Themen/ Bereiche die noch Potential haben und ich glaube, wir stoßen in so eine Lücke und versuchen, sie zu schließen. Ob digitale Tools zu teuer sind, ist pauschal schwierig zu beantworten. Grundsätzlich hängt dies ja auch immer mit dem Wert der Lösung zusammen. Event-Cloud zum Beispiel rechnet nach der Veranstaltung nach geplanten Gästen ab. Und wir sind davon überzeugt, dass der Wert, den wir durch Eventcloud schaffen, schon nach dem ersten Event deutlich höher ist als der Preis des Tools: Da gewinnen ja alle Beteiligten. 

Inwieweit ist das Thema Digitalisierung bei Eventorganisatoren/Locations verbreitet und welche besonderen Anforderungen haben Veranstalter? Könnten auch sie von Event Cloud profitieren?

Josa Rudow: Die Branche ist ja recht groß und vielfältig, aber meine Erfahrungen bei den kleinen und mittelgroßen Eventlocations ist, dass gerade hier die Digitalisierung noch nicht so weit fortgeschritten ist und tatsächlich noch viel über Papier und einzelne Personen läuft. Fällt diese Person dann aus, hat man ein großes Problem. Veranstalter, wie zum Beispiel Brautpaare, haben neben der gelungenen Veranstaltung an sich in der Planungsphase eine sehr große Unterstützung und Übersicht durch dieses Tool.

Digital ist das neue klassisch: Was sind Ihre Top-Kriterien, um Eventlocations von digitaler Eventorganisation und -vermarktung zu überzeugen?

Josa Rudow: Weniger Aufwand, einfache Prozesse, mehr Umsatz.

Was sind für Sie die wichtigsten Erkenntnisse gewesen, um die Event-Cloud zu entwickeln?

Josa Rudow: Wir hatten Herausforderungen, die alle Locations kennen wie zum Beispiel viel Papierkram, überlastete und unersetzbare Führungskräfte, komplizierter und aufwendiger Informationsfluss bis zur letzten Minute. Bekannte Tools und Maßnahmen konnten unsere Probleme einfach nicht lösen. An diesem Punkt haben wir aber nicht Halt gemacht und uns in immer mehr Arbeit gestürzt, sondern eine eigene Lösung für uns entwickelt! Dass diese Lösung so einschlägt und uns so viele Mehrwerte liefert, hatten wir in diesem Moment nicht absehen können. Die Entscheidung, unsere Lösung dann neu aufzusetzen und auch anderen Locations anzubieten, ist mit der Zeit und den positiven Feedbacks gereift. Wenn wir als Eventlocation so profitieren, dann ganz sicher auch andere!

Wie schätzen Sie die Auswirkungen der Corona-Krise und die Entwicklung hin zu Veranstaltungen ein? Welche Möglichkeiten sehen Sie aktuell in der Eventbranche, und wie wird sich ihrer Meinung nach die Eventbranche nach der Corona-Krise entwickeln?

Josa Rudow: Ja, die Corona-Krise trifft wahrscheinlich unsere Branche so hart wie fast keine weitere und wahrscheinlich wird sie auch noch lange Auswirkungen haben. Bei vielen Veranstaltung geht es um das gemeinsame Erleben, sich zu treffen, das Zwischenmenschliche. Dies wird zumindest auf absehbare Zeit nicht digital ersetzt werden können. Daher glaube ich, dass das meiste wieder wie zuvor sein wird. Aber vielleicht muss man nicht mehr für alle Meetings oder Schulungsmaßnamen um die halbe Welt reisen. Wenn man eine Sache herauspicken möchte schwebt das Thema Hybrid-Events schon eine ganze Weile über unserer Branche. Ich glaube, dass diese Art durch Corona ein Durchbruch erleben könnte.

Worauf muss sich das Eventmanagement grundsätzlich jetzt einstellen? Ist man hier mit der von ihnen entwickelten Event Cloud gut gerüstet?

Josa Rudow: An sich werden die Kunden auch in unserem Branche mehr und mehr digitale Prozesse erwarten und einfordern. Die Frage ist also: Wann und wie stelle ich mich dem? Es geht auch nicht darum, alles einfach digital abzubilden, nur damit, es digital ist. Sondern Digitalisierung soll ja echte Mehrwerte schaffen und das wird auch die Erwartungen unserer Kunden mittelfristig beeinflussen. Als Eventlocation ist man mit unserer Eventcloud bestens für diese und auch kommende Herausforderungen gerüstet. Wir sind voller Ideen und freuen uns, diese zusammen mit unseren Kunden zu entwickeln und Mehrwerte für alle Beteiligten zu schaffen.

Mit der historischen Eventlocation dem Hofgut Lilienhof findet man eine traumhaftes Ambiente für Hochzeiten, jegliche Art von Familienfesten, Tagungen u.v.m. Sie sind bekannt für ein außergewöhnliches Servicekonzept, Ihren hochwertigen Rund-um-Service und weit weg vom Standard. Wie viel Herzblut und Sorgfalt steckt im Projekt Lilienhof?

Josa Rudow: Vielen Dank für die lobenden Worte. Wir sind sehr stolz, was wir in den vergangenen Jahren mit unserem Hofgut Lilienhof aufbauen konnten und werden das auch weiter mit derselben Leidenschaft vorantreiben. Die Idee der Event-Cloud war einer der Gründe, warum wir uns in den letzten Jahren so positiv entwickeln konnten! Wir sind ein kleines und junges Team, das mit viel Freude bei der Arbeit ist und auch immer offen für Neues. Ich denke, das ist ein großer Teil unseres Erfolgsrezeptes und daran möchten wir auch in Zukunft nichts ändern. Wir können kaum erwarten endlich wieder Gäste bei uns auf dem Hofgut willkommen zu heißen.