Effizientere Prozesse, moderne Technologien, mehr digitale Services: Im Gespräch erläutert Julia Cludius, wie diese Veränderungen Bürger*innen und Mitarbeitenden zugutekommen und wie die Verwaltung Schritt für Schritt fit für die Zukunft wird.

Frau Cludius, der Begriff Digitalisierung ist in aller Munde. Doch was bringt das überhaupt und was haben Verwaltung, Bürgerschaft und Wirtschaft davon?
Julia Cludius: Digitalisierung heißt für uns: Abläufe werden einfacher, schneller und transparenter. Bürgerinnen können viele Dinge bequem online erledigen – egal ob abends oder am Wochenende. Für Unternehmen bedeutet das: Genehmigungen oder Anmeldungen laufen reibungsloser. Und die Verwaltung spart Zeit, Papier und vermeidet Fehler. Am Ende profitieren also alle davon.

Das Onlinezugangsgesetz 2.0 soll die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben. Wie geht es damit in Offenburg voran?
Cludius: Wir haben bereits rund 50 digitale Services eingeführt. Darunter den digitalen Bauantrag, die Meldebescheinigung, die Urkundenbestellung und die Gewerbeanmeldung. Ein wichtiger Schritt dabei war, unsere Online-Formulare konsequent zu vereinfachen. So können Bürgerinnen und Bürger ihre Anträge jederzeit digital einreichen und wir können sie deutlich schneller bearbeiten.

Welche Projekte der letzten Jahre sind aus Ihrer Sicht besonders gut gelungen?
Cludius: Besonders stolz sind wir auf unseren Chatbot „OFFI“. Er hat allein im vergangenen Jahr über 14.000 Bürgeranfragen beantwortet – rund um die Uhr und in 95 Sprachen. Auch Bürgerservices wie die Urkundenbestellung oder der Wohngeldantrag laufen heute komplett online und erleichtern den Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu unseren Angeboten deutlich.

Ebenso bedeutend sind die internen Digitalisierungsfortschritte: Mehr als 10.000 Akten wurden bereits digitalisiert. Mit dem digitalen Rechnungsworkflow werden Verwaltungsabläufe deutlich effizienter. Unsere Mitarbeitenden nutzen zudem unsere verwaltungsspezifische KI-Plattform „OG-Assist“, um beispielsweise Dokumente zu prüfen, zusammenzufassen oder Texte zu erstellen.

OG-Assist und OFFI haben Sie ja bereits angesprochen. Sehen Sie weitere Einsatzmöglichkeiten für KI in der Zukunft?
Cludius: Uns war wichtig, eine sichere KI-Lösung für unsere Verwaltung bereitzustellen. Wir wollen die Technologie nicht nur als externes Hilfsmittel nutzen, sondern fest in unsere Verwaltungsabläufe integrieren. Deshalb bauen wir „OG-Assist“ stetig aus – zuletzt mit einer lokalen Version und einem europäischen Sprachmodell. So können wir bei maximaler Sicherheit auch sehr schützenswerte Daten verarbeiten. Wir können dann beispielsweise eingehende E-Mails automatisch klassifizieren und weiterverarbeiten oder Anträge prüfen und den Sachbearbeitenden passende Vorschläge bereitstellen. Die Anliegen der Bürger*innen werden so schneller bearbeitet und die Mitarbeitenden gleichzeitig entlastet. Zusätzlich planen wir, auch für unser Ratsinformationssystem einen KI-basierten Assistenten zu nutzen. Mit der Lösung lassen sich Informationen leichter finden, Wissen bleibt erhalten und die Arbeit der kommunalen Gremien wird spürbar erleichtert.

Wie verändert die Digitalisierung den Arbeitsalltag für die Mitarbeitenden in der Verwaltung?
Cludius: Unsere Kolleginnen und Kollegen können heute mobil arbeiten und haben von überall sicheren Zugriff auf Akten. Papierberge gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Routineaufgaben werden zunehmend von digitalen Assistenten und unseren Softwarerobotern übernommen. Es bleibt mehr Zeit, komplexe Aufgaben zu bearbeiten. Immer mehr Prozesse werden digital zur Verfügung gestellt, automatisiert und so gestaltet, dass Fehler reduziert und Abläufe insgesamt effizienter werden.

Ihr Fachbereich arbeitet aktuell am Aufbau einer Plattform, die eine einheitliche Datenbasis schaffen soll. Können Sie uns dafür ein Beispiel geben, wozu das gut ist?
Cludius: Wer in der Stadt unterwegs ist, kennt die Situation: Man sucht einen Parkplatz, doch gleichzeitig sorgen Baustellen für Staus – und niemand hat den Gesamtüberblick. Genau hier wollen wir mit einer Datenplattform ansetzen. Indem wir bislang getrennte Datenquellen wie Verkehrsprognosen, Parkplatzverfügbarkeit und Baustelleninfos zusammenführen, entstehen echte Mehrwerte: Bürger*innen finden schneller ans Ziel, die Verwaltung kann effizienter arbeiten und die kommunalen Gremien erhalten eine verlässliche Datenbasis, um Entscheidungen fundiert und vorausschauend treffen zu können.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen – was müsste passieren, damit Sie in fünf Jahren sagen: „Wir sind auf dem richtigen Weg“?
Cludius: Digitalisierung ist für uns kein abgeschlossenes Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe. Unser Ziel ist, dass Verwaltungsleistungen digital einfach nutzbar sind – zuverlässig, effizient und ohne unnötige Hürden. Gleichzeitig sollen digitale Prozesse unsere Mitarbeitenden entlasten und ihnen mehr Zeit für die Anliegen der Bürger*innen geben. Daher entwickeln wir unsere Systeme kontinuierlich weiter, nutzen Daten gezielt und achten darauf, digital unabhängig zu bleiben. Entscheidend ist: Die Lösungen sollen im Alltag wirklich helfen. Dann sind wir auf dem richtigen Weg.