Eine Online-Terminvereinbarung bietet die Stadtverwaltung schon seit längerem für verschiedene Bereiche an. Die Ausländerabteilung baut diesen Service nun für die Bürgerinnen und Bürger weiter aus. Ab sofort gibt es auf der städtischen Homepage unter www. rheinfelden.de/termin ein speziell für die Ausländerabteilung eingerichtetes Termin-Managementsystem, inklusive einer Videoberatung.

Zu Beginn wird der Kunde nach seinem Anliegen gefragt, dabei hat er verschiedene Optionen zur Auswahl. Je nach Sachverhalt kann er dann in einem zweiten Schritt zwischen einem Online-Antrag, einer Terminreservierung oder einer Videoberatung wählen. Dabei ermöglichen weitere Angaben wie zum Beispiel die Anzahl der Personen eine möglichst genaue Zeitplanung. Auch ein Hinweis auf die mitzubringenden Dokumente ist – je nach Sachverhalt – in dem System hinterlegt.

Nach der Terminreservierung erhält der Kunde eine Bestätigung per Mail mit einem entsprechenden Code. Mit diesem Code meldet er sich an dem neuen Terminal im Rathaus, der sich im ersten Obergeschoss bei der Infotheke befindet, an und erhält ein Ticket. Durch die Anmeldung erhält der zuständige Sachbearbeiter den Hinweis, dass der Kunde anwesend ist. Dieser wird über einen entsprechenden Monitor im Wartebereich der Ausländerabteilung aufgerufen.

Diese Form der Terminreservierung ist ab sofort auch für spontane Besucher erforderlich. Diese können über den Terminal im Rathaus nachschauen, wann der nächste Termin frei ist und diesen buchen. Eine mögliche Wartezeit können sie durch andere Tätigkeiten überbrücken. Es ist nicht mehr erforderlich vor Ort zu warten, bis der entsprechende Sachbearbeiter „frei“ ist.  

Der große Vorteil von dem neuen System, das bereits von einigen Verwaltungen genutzt wird, ist, dass die Termine „passgenau“ geplant werden können und dass sich dadurch die Wartezeit für den einzelnen Kunden reduziert. Auch für die Mitarbeitenden stellt das System durch die bessere Terminkoordination und die Einbindung der „Laufkundschaft“ eine Verbesserung in den Arbeitsabläufen dar.

„Ein besonderes Angebot ist die Videoberatung“, betont der Leiter des Amtes für öffentliche Ordnung, Dominic Rago. Hiermit bietet die Ausländerabteilung ihren Kundinnen und Kunden eine persönliche, ortsunabhängige Beratung an. „Auf diesem Feld müssen wir natürlich erst noch Erfahrung sammeln, aber wir sind zuversichtlich, dass sich das Verfahren gut einspielt“, erklärt Dominic Rago. Das Team der Ausländerabteilung freue sich auf das neue Angebot, das in den kommenden Wochen anhand der Rückmeldungen und Erfahrungen noch „feinjustiert“ wird.

Für Oberbürgermeister Klaus Eberhardt ist dieses Pilotprojekt ein Schritt zu einem modernen, zeitgemäßen Bürgerservice:„Nach und nach werden wir dieses Angebot auch auf weitere Bereiche der Verwaltung ausrollen