Der Autor dieses Artikels ist Unternehmer und wurde im Jahr 2014 von der Diagnose Krebs überrascht. Was dies nicht nur im Unternehmen sondern auch in der Familie ausgelöst hat, kann man sich vielleicht ungefähr vorstellen. Vollmachten und Verfügungen mussten erstellt werden, die Ehegattin in die offenen Aufträge eingearbeitet werden und Notartermine vereinbart werden. Dabei gab es in dem Zeitdruck und den Ängsten Fehler und Versehen. Um dem vorzubeugen ist es wichtig im Risikomanagement auch das Notfallmanagement gleichberechtigt mit aufzunehmen. Das in Verantwortung gegenüber den Mitarbeitern, den Lieferanten, Kunden und last but not least der Familie sowie seinem weiteren Engagement.

Deshalb ist ein professionelles Notfallmanagement längst nicht mehr nur den Konzernen vorbehalten. Mittlerweile befassen sich selbst kleinere Unternehmen ernsthaft mit einem professionellen Notfallmanagement und setzen dieses um. Zu der erfolgreichen Umsetzung gehören geplante Prozesse. Diese sind anhand eines festen Prozessplan umzusetzen. Mit der Ausbildung zum Business Contuinity Manager und den Vorgaben des BSI Standardes 100/4 und in Anlehnung an die ISO 22301 können wir dies ebenfalls abbilden.

Wir geben Ihnen einen Überblick was Sie in Ihrem Notfallmanagement berücksichtigen sollten, damit Sie eine gute Zukunft am Markt haben und weiterhin erfolgreich agieren können.

Weshalb ist das Notfallmanagement so wichtig?
Nicht alles was ein Unternehmen plant, kann im Geschäftsalltag, hinsichtlich des langfristigen Erfolgs bestimmten Risiken ausgesetzt sein, da die Konsequenzen, nicht nur des eigenen Handelns sondern auch von den gegebenen Rahmenbedingungen abhängen und somit leider nicht immer vorhersehbar sind. Um sich so gut wie möglich auf diese etwaigen Herausforderungen einstellen zu können und diesen mit Respekt begegnen zu können, betreiben immer mehr Unternehmen ein aktives Risikomanagement. Das Ziel ist es, das Risiko so weit wie möglich zu minimieren. Entwicklungen, die den Erfolg des Unternehmens gefährden sollen, das betrifft im selben Masse die Führungspersonen, frühzeitig erkannt werden, um Schäden in Grenzen zu halten oder wenn möglich ermieden werden.

Am Anfang des Risikomanagement steht, die möglichen Herausforderungen und Gefahren festzustellen. Das Ausfallrisiko der Führungskräfte ist dabei ebenso in die Bewertung der Risiken mit einzubeziehen. Bei der Betrachtung ist die Erkenntnis wichtig, von welchen der erkannten Gefahren ernsthafte Schädigungen ausgehen und vorrangig zu behandeln sind und welche zu vernachlässigen sind. Die Risikobeurteilung wird beispielsweise untersuchen, ob das von einem Produktionsprozess ausgehende Risiko im betrieblichen Alltag akzeptabel ist,- und oder gesonderte Maßnahmen ergriffen werden müssen. Das Notfallmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenscontrolling! Eine regelmäßige Überprüfung, ob die Umsetzung planmäßig verläuft und die Maßnahmen auf dem aktuellen Stand sind, soll damit gewährleistet werden!

Wer ist für das Risikomanagement verantwortlich?
Das Notfallmanagement orientiert sich an der Größe des Unternehmens. Größere Firmen richten dazu im Regelfall eine Abteilung "Notfallmanagement" ein. In kleineren Unternehmen organisiert, wenn
vorhanden der Controller das Risikomanagement. Damit ist es allerdings nicht getan, nur eine übergeordnete Stabstelle einzurichten. Das Notfallmanagement muss von allen handelnden Personen eines Unternehmens gelebt werden. Alle Verantwortlichen müssen entsprechend auf die Thematiken des Notfallmanagements achten, und vor allem darauf, dass alle Mitarbeiter beteiligt sind. Ganz wichtig ist, die Verantwortung trägt der UnternehmerIn und ist nicht delegierbar.

## Welches sind die häufigsten Risiken in Unternehmen
Das Risikomanagement ist ein sehr umfangreiches Gebiet mit vielen Herausforderungen, die Unternehmen treffen können. Demzufolge gibt es viele Risikoarten die vielfältige Art sind:
**Notfallplanung**\:
Unternehmer, Manager oder Geschäftsführer sowie Schlüsselpersonen (z.B.: Entwickler, Finanzleiter) sind ein erheblicher Risikofaktor, um ein Unternehmen nachhaltig und erfolgreich führen zu können.
sind für diesen Personenkreis notwendigen Maßnahmen getroffen, um das Unternehmen bei einem Ausfall einer dieser Personen nahtlos und ohne große Nachteile weiterführen zu können. Der Unternehmer, Manager oder Geschäftsführer, muss bereits jetzt in allen Führungsebenen des Unternehmens eine Vertretungskompetenz aufbauen. Das ist im Regelfall im Geschäftsplan in der Worst-Case Betrachtung herauszuarbeiten und in ein Notfallkonzept einzuarbeiten. **Dies ist in meinen Augen eine der wichtigsten Führungsaufgaben und erfordert persönliche Stärke! **

**Operative Risiken: **
In diesen Bereich gehört alles, was für das laufende Geschäft eine Wichtigkeit hat. Die Produktherstellung und Qualität zählen ebenso dazu wie Faktoren, welche die allgemeine Produktivität potenziell
vermindern. Die Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Lieferanten und sonstigen Logistikern fällt in diesen Bereich. Diese Risiken müssen in Ihrem Qualitätsmanagementsystem berücksichtigt sein, sowie einige KPI als Frühindikatoren implementiert werden. Dazu kommen Auswirkungen, die die jeweiligen Märkte und die Marktumfelder auf das Geschäftsmodell des Unternehmens hat.

**Risiken im Bereich der Ausrichtung: **
Die Ausrichtung des Unternehmens birgt weitere Risikofelder. Investitionen die mittel- bis langfristig angelegt sind, beinhalten ebenso Gefahren, wie Entscheidungen hinsichtlich von Firmenbeteiligungen, eröffnen von weiteren Standorten und Produkteigenschaften, sowie umweltrechtliche Auflagen. Besonders in der heutigen Zeit, in der viele Störfaktoren, wie Pandemie, Kriege, Lieferengpässe und Energieknappheit ist es wichtig alle Faktoren zu beleuchten, um langfristige Entscheidungen treffen zu können.

**Finanzrisiken: **
Im Finanzbereich geht es um die Fragen wie die Einflüsse von Wechselkursen (bei Auslandsgeschäften), Zinsänderungen und Wertpapier- Transaktionen sich auf das Unternehmen auswirken. Ein weiterer Baustein des Risikomanagements ist die Liquiditätssteuerung, um das positive Rating und Ranking des Unternehmens zu erhalten. Hier zählt wieder das Notfallmanagement mit hinein, damit bei Ausfall einer Führungskraft oder Schlüsselperson das Unternehmen ohne längere Vakanz weitergeführt werden kann. Hier im Besonderen die Bevollmächtigungen für die notwendige Vertretungsperson.

DSGVO und Cyberrisiken:

Datenverluste sind zwischenzeitlich ein sehr hohes Risiko für Unternehmen aller Größen. Hierzu zählen Probleme beim Datenschutz. Der Datenmissbrauch – beispielsweise durch den Faktor Mensch – ist ein starker Risikofaktor. Hinzu kommt die Weiterentwicklung von Software und Hardware. Die Abläufe innerhalb der IT- Spezifikationen stellen weitere Herausforderungen dar, sowie Umstellung von IT-Arbeitsabläufen. Hier ist im Besonderen darauf zu achten, dass die Prozesse für einen evtl. von außen kommenden Spezialisten ohne lange Analysezeiten weitergeführt werden können.

**gesetzgebende Risiken: **
Die Aspekte des Arbeitsrechts, Umweltschutzes und dazugehörige Auflagen bergen große Herausforderungen – zumal sich die Gesetzeslage zwischenzeitlich immer schneller ändert. Beispiel alleine hier ist der Klimaschutz und die Regularien dazu.

**Politische Risiken: **
Ein Regierungswechsel oder politischer Stillstand wirken sich auf die Wirtschaft eines Landes aus. Neben der Fiskalpolitik können auch Programme, um die Konjunktur zu stützen Unvorhergesehenes (siehe heute Rohstoffengpässe in vielen Bereichen) nach sich ziehen. Für die Exporte entstehen unter Umständen neue Herausforderungen, wenn sich die politischen Systeme in Kooperationsländern verändern.

## Welche Phasen innerhalb des Risikomanagements gibt es?

Das Risikomanagement in Unternehmen durchläuft mehrere Phasen, die sich oft wie folgt aufteilen lassen:

**Die Risikoanalyse: **
Im ersten Schritt geht es darum, die bereits vorhandenen und noch nicht erfasste Risiken des Unternehmens zu erkennen und zu benennen. Dazu zählen Einschätzungen hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit möglicher Auswirkungen und deren Schäden. Um diese Risiken zu ermitteln, ist es für die Geschäftsleitung wichtig, gemeinsam mit den Mitarbeitern einen Workshop durchzuführen. Nach der Erfassung aller möglicher Gefahren, erfolgt jetzt die Quantifizierung der Risiken. Hier sind, wenn alle Abteilungen und Mitarbeiter einzubinden. In Form einer Risikoqualifizierung lässt sich herausarbeiten, welches die wichtigsten Risiken für das Unternehmen sind. Es wird einerseits die „Eintrittswahrscheinlichkeit“ (von „unwahrscheinlich“ bis „praktisch sicher“), andererseits die
„Schadensauswirkungen“ (von „vertretbar“ bis „verheerend“). Je höher die Werte des jeweiligen Risikos auf beiden Achsen ausfallen, desto größer ist dessen Wichtigkeit im Risikomanagement und
Notfallmanagement.

**Ursachenfeststellung: **
In diesem Schritt gilt es zu beurteilen, welche Ursachen den ermittelten Risiken zugrunde liegen. Dabei wichtig ist es zu wissen, welche Wahrscheinlichkeit, zu den beschriebenen Risiken führt. Wie bei
der Risikoanalyse wird eine qualifizierte Rangliste der Ursachen erstellt. So wird ersichtlich, welche unerwünschten Verursacher angegangen werden müssen und wo kein dringender Handlungsdruck entsteht.

**Die Maßnahmenanalyse: **
Mit den Ergebnissen aus der Risiko- und Ursachenermittlung wird ein Maßnahmenpaket geschnürt. Dieses bildet die erwartbaren Herausforderungen so gut wie möglich ab, um eine zielgerichtete
Umsetzung zu gewährleisten. Die Auswirkungen negativer Vorkommnisse soll damit minimiert werden. Wie bereits in den ersten beiden Schritten lohnt sich die genaue Bewertung der angedachten Maßnahmen, um zu erkennen, welche Maßnahmen für die möglichen Risiken zu ergreifen sind.

**Umsetzungsphase: **
Nach den aus den Analysen gewonnenen Erkenntnissen, werden die Maßnahmen umgesetzt. Im Qualitätsmanagement und Controlling werden die notwendigen Prozesse etabliert, über den sich die Fortschritte und Erfolge der Maßnahmen verfolgen lassen. Wichtig ist das der Prozess dynamisch weitergeführt wird, um neue Risikofelder frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Es ist gleichgültig, wann dieser Prozess begonnen wird, ob in einem Bestandsunternehmen oder Startup, die Maßnahmen sollten mit dem Unternehmenswachstum einhergehen und angepasst werden!

## Wie wirkt sich die Risikominimierung auf das Unternehmen aus?
Es ist gleichgültig, ob es große, mittlere oder kleine Unternehmen sind – alle profitieren von einem effektiven Risikomanagement. Dieses beginnt bereits mit der Gründung eines Unternehmens. Dadurch werden Risiken frühzeitig erkannt und in der Best und Worst-Case Betrachtung entsprechend beurteilt. Dies führt im Regelfall zu einem besseren Bankenrating und im Bereich der Firmenidentität kann es als USP in vielen Bereichen helfen

Manfred Biffar
Geschäftsführer 2Bplusmentoring
Notfallmanager TÜV zertifiziert