Buchhaltung der Zukunft: So erfindet Marktführer Lexware die Buchhaltung neu

Region im Blick im Interview mit Christian Steiger

Machen müssen sie alle Unternehmer:innen, lieben tun sie die wenigsten: Die Buchhaltung. Dass das nicht sein muss, dafür tritt seit über 30 Jahren der Marktführer für kaufmännische Softwarelösungen Lexware an. „Die Buchhaltungsdaten sind ein wahrer Schatz für Unternehmen. Wir helfen ihnen dabei, diesen digitalen Schatz zu nutzen,“ sagt Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware und Founder der cloudbasierten Buchhaltungslösung lexoffice.

 lexoffice Porträt Steiger 1lexoffice Christian Steiger

Im Interview gibt Christian Steiger Einblicke, wie das Freiburger Traditionsunternehmen Lexware mit seinen Lösungen die Buchhaltung der Zukunft neu erfindet.

Region im Blick: Sie sind Geschäftsführer des Softwareunternehmens Lexware, einem Urgestein aus der Freiburger Region und seit vielen Jahren führend im Bereich kaufmännische Softwarelösungen. Seit wann gibt es Ihr Unternehmen und wie sind Sie gestartet?

Christian Steiger: Begonnen hat alles 1989 in einer Wohnung in Freiburg. Damals entwickelte ein kleines Team von Steuerfachexperten und IT-Spezialisten Softwarelösungen zur Abwicklung komplizierter Arbeitsprozesse. Aus den ersten PC-Produkten, etwa für die Reisekostenabrechnung oder die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, entstand in den 1990er Jahren rasch ein wachsendes Angebot von Buchhaltungs- und Steuerprogrammen für Freiberufler:innen, Handwerks- und Kleinbetriebe sowie Privatpersonen. Aufwind erhielt Lexware damals durch die Übernahme des Freiburger Haufe Verlags, heute als Haufe Group ein führender Anbieter von digitalen Arbeitsplatz- und Weiterbildungslösungen für Unternehmen. Aus dem kleinen Startup aus der Freiburger Wohnung wurde ein wachsendes Unternehmen, dessen kaufmännische Softwarelösungen große Bekanntheit unter Kleinunternehmen erhielt. Unser Ziel war schon damals, kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige und Freiberufler:innen bei der aufwändigen Büroarbeit optimal zu unterstützen. Wir wollen ihnen das Geschäftsleben einfach machen – von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft und Lohnabrechnung bis hin zur Reisekostenabrechnung oder Fehlzeitenverwaltung. Mit unserem Portfolio an benutzerfreundlichen Software-Lösungen, innovativen Online-Services, Schulungen, Fachwissen und Software-Support konnten wir uns zum Marktführer im Bereich der Unternehmensverwaltung etablieren. Und diese Position behaupten wir bis heute.

lexoffice Scrum

Region im Blick: Innovationen sind Ihr Metier. Was genau fasziniert Sie gerade am Thema Buchhaltung?

Christian Steiger: Im digitalen Zeitalter muss Buchhaltung mit lästiger Rechnungstellung und Stapeln voller Papierbelegen nichts mehr zu tun haben. Im Gegenteil: Unser Anspruch ist es, buchhalterische Prozesse digital zu vereinfachen, in dem wir sie automatisieren. Das hat fast etwas Magisches, darum sprechen wir bei lexoffice, unserer Buchhaltungslösung für Kleinunternehmen und Selbstständige, von „automagic“: Belege werden fotografiert, in der mobilen App ausgelesen und direkt in lexoffice verbucht. Bestellungen, die etwa im Online-Shop eingehen, werden direkt in die Buchhaltung übertragen, Rechnungen erstellt und an die Kundschaft gesendet. Wir verbannen den Pendelordner voller Belege und Rechnungen aus dem Büro und ermöglichen den Steuerberater:innen direkten Zugriff auf die digitale Buchhaltung von Unternehmen. Wir nutzen Automatisierungstechnologien und künstliche Intelligenz, um Unternehmerinnen und Unternehmer so von lästigen Aufgaben zu befreien und ihnen Zeit zu verschaffen, sich um ihre Produkte und Kund:innen zu kümmern. Und diese Möglichkeiten faszinieren mich, denn sie bieten einen echten Mehrwert für unsere Kundschaft.

mobile belegemobile belege

Region im Blick: Sie beschäftigen sich schon seit fast zehn Jahren mit dem Geschäftsfeld Buchhaltung. Wie hat Ihre Reise bei Lexware angefangen?

Christian Steiger: Ich selbst bin seit fast zwanzig Jahren bei der Haufe Group, zu der Lexware gehört. 2010 wurde ich Geschäftsbereichsleiter des Innovationsbereichs. Meine Aufgabe war es, neue Produktlösungen und Technologien für unterschiedliche Zielgruppen zu entwickeln. Denn schon damals war klar: Der digitale Wandel würde unsere Branche und die Bedürfnisse unserer Kundschaft verändern – und wir mussten in unserem Portfolio mithalten. Mithilfe von Innovations-Methoden und Frameworks wie Design Thinking, Business Model Canvas und der Blue-Ocean-Strategie stellte ich mir also mit einem kleinen, autarken Team die Frage, wie zukunftsfähige Geschäftsmodelle aussehen könnten. Daraus entstand 2012 die Cloud-Lösung lexoffice. Heute setzen Kleinst- und Kleinunternehmen, Selbststände und Freelancer lexoffice ein, um ihre unternehmerischen Prozesse abzuwickeln – von der Rechnungsstellung über Buchhaltung bis hin zu Lohn und Gehalt. So haben Unternehmen ihr ganzes Büro auf dem Smartphone in der Hosentasche immer griffbereit. Mit lexoffice hat Lexware den Sprung in die Cloud geschafft. Die Kundenzahl steigt kontinuierlich: Mit nahezu 200 Tausend Kund:innen sind wir führend im Markt für Online-Buchhaltungslösungen.

lxo testsieger nr1 728x300Anzeige

Region im Blick: Mit lexoffice läuteten Sie beim Marktführer Lexware eine neue Ära der Buchhaltung ein. Welche Erkenntnisse haben Sie auf dieser Innovationsreise bei Lexware gesammelt?

Christian Steiger: Nach Jahren des Erfolgs haben sich viele Unternehmen darauf konzentriert den Status quo zu erhalten. Deswegen tun sich gerade etablierte Anbieter oft schwer, ihre Geschäftsmodelle zu überprüfen und in neue Märkte zu investieren. Meine Aufgabe war – und ist bis heute – genau das zu tun: Neue Märkte explorieren, neue Kundenbedürfnisse finden und Wachstum in neuen Geschäftsfeldern ermöglichen. Dabei hatten wir bei Lexware damals wie heute die notwendige Stärke, dass wir uns dank unseres überaus erfolgreichen Portfolios der On-premise-Softwarelösungen die Exploration neuer Geschäftsfelder erlauben können.Handlungsanleitend waren dabei drei Erkenntnisse: Erstens wollten wir nicht die „alte Welt“ in die „Neue“ überführen, also das, was wir gut können, einfach mit neuen digitalen Möglichkeiten wiederholen. Sondern wir verpflichteten uns dazu, radikal von der Kundschaft her zu denken und agil zu entwickeln. Deswegen haben wir die Produktentwicklung von lexoffice von Anfang an mit unserer Zielkundschaft gestartet: 800 Kleinunternehmer:innen wirkten an der Entwicklung der Buchhaltungslösung lexoffice mit und fungierten als Tester und Feedbackgeber. Wie kommt eine neue Funktion bei den Nutzer:innen an? Welche Features werden häufig genutzt, welche gar nicht? Bis heute können Nutzer:innen die Roadmap von lexoffice mitgestalten und Featurewünsche abgeben. Zweitens wollten wir zukunftsträchtige Technologien nutzen und setzten unsere Buchhaltungslösung lexoffice als Software-as-a-Service-Lösung in der Cloud um. Denn durch unsere Kundeninsights wussten wir: Die Zielgruppe wollte so wenig wie möglich mit Buchhaltung zu tun haben und maß dem mobilen, zeit- und ortsunabhängigen Einsatz von Unternehmenssoftware eine gestiegene Bedeutung zu. Das Büro wanderte vom Schreibtisch aufs Smartphone in die Hosentasche. Automatisierung und mobile Technologie wurden essenziell. Damit veränderte sich alles, was wir aus der erfolgreichen On-premise-Welt kannten: Das Subscription-Modell, das Hosting, die Sicherheitsanforderungen, das Deployment, die Release-Zyklen, die Kundenkommunikation und die Weiterentwicklung der Produkte hatten nichts mehr mit der Welt der lokal auf dem eigenen Rechner gehosteten Software zu tun.

Genau dieser Bruch mit dem Bekannten, die konsequente Trennung vom Bestandsgeschäft, ist es, was uns drittens erfolgreich gemacht hat – und woran viele etablierte Anbieter oft scheitern. Denn häufig gefährdet der zu starke Fokus auf Profitabilität den langfristigen Erfolg einer neuen Lösung. Auch gehen die Schlagkraft, Agilität und Geschwindigkeit am Markt durch bürokratische Entscheidungsprozesse verloren. Deshalb wurde das Startteam von lexoffice räumlich vom Rest der Belegschaft isoliert, die Mitarbeitenden von ihren ursprünglichen Aufgaben freigestellt und mit klarem Budgetrahmen und Zielen ausgestattet. Auch die Führungsmodelle, die Kennzahlenmessung und die Reportings waren völlig unterschiedlich. So entstanden innerhalb von Lexware zwei Welten, die unterschiedlicher nicht hätten sein können. Doch beide sind für den Geschäftserfolg von Lexware gleichermaßen unerlässlich: Die einen ermöglichen Zukunft. Die anderen machen Zukunft. Und nur gemeinsam sorgen sie dafür, dass wir bei Lexware erfolgreich sind.

lexoffice Workplace

Region im Blick: Die Geschichte von lexoffice ist ein Beispiel gelungener Innovation eines Marktführers. Doch der digitale Wandel macht auch in Zukunft nicht vor Ihnen halt. Wie blicken Sie in die Zukunft und was haben Sie mit Lexware vor?

Christian Steiger: Das ist richtig, wir dürfen uns keinesfalls auf unseren Erfolgen ausruhen. Denn langfristig bleibt kein Unternehmen und kein Geschäftsmodell erfolgreich. Nur wer bereit ist, sein eigenes Geschäftsmodell immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und sich für die Chancen neuer Technologien zu öffnen, kann darauf hoffen, auch in Zukunft einen Kundennutzen zu schaffen. Diese Haltung haben wir bei Lexware verinnerlicht – und antizipieren, welche technologischen Entwicklungen die Arbeit von Kleinunternehmen zukünftig verändern und verbessern könnten. Denn auch und gerade im Geschäftsleben von Kleinunternehmen vollzieht sich derzeit wieder ein Wandel: Unternehmer:innen erwarten auch im Geschäftsalltag bei der Nutzung von Produkten und Services und der Interaktion mit Geschäftspartnern eine hohe Kundenfreundlichkeit, personalisierte und maßgeschneiderte Lösungen, intuitive Bedienbarkeit, nahtlose Verbindungen der Systeme und ständige Erreichbarkeit. Doch bisher werden viele Akteure im Finanzdienstleistungssektor den veränderten Bedürfnissen von Kleinunternehmer:innen nicht gerecht. Eine App für die Bank, eine für den Onlineshop, den Pendelordner für den Steuerberater? Dieser Anwendungs-Wirrwarr entspricht weder den Bedürfnissen von Unternehmen noch den Potenzialen der digitalen Welt. Daher sehen wir in der Vernetzung der Geschäftsprozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg eine große Chance und setzen uns mit lexoffice für eine zeitgemäße und zukunftsweisende Unternehmensführung von Kleinunternehmen ein. Unser Ziel ist es, zum Beziehungsmacher von Unternehmen mit allen relevanten Akteuren in ihrem Ökosystem zu werden – vom Steuerberater über die Bank bis hin zu Versicherungen. Aus lexoffice wird eine Plattform, über die, ausgehend von der Buchhaltung, alle Geschäftsprozesse miteinander verzahnt und medienbruchfrei automatisiert werden. Bereits heute arbeitet fast die Hälfte aller Steuerberater:innen in Deutschland mittels lexoffice mit ihren Mandanten zusammen, über 2.500 Partneranbindungen sind mittels API-Schnittstelle in lexoffice integriert und ca. 2.000 Banken sind technisch an lexoffice angebunden. Durch diese Verzahnung bildet sich ein enormer Datenschatz, der in der Buchhaltung zusammenläuft. Diese Daten geben genaue Einblicke darüber, wo das Unternehmen derzeit steht.

Doch damit nicht genug: Wir wollen Unternehmen die Möglichkeit bieten, auf Basis dieser Daten in die Zukunft zu blicken und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Lohnt sich ein zusätzlicher Mitarbeitender? Soll ich in ein automatisiertes Kundenmanagement investieren? Ist mein Stundensatz konkurrenzfähig? Wir helfen Unternehmen, auf all diese Fragen stets eine fundierte Antwort zu haben – und zwar immer und überall. Darin stecken enorme Potenziale, sowohl für unsere Kund:innen als auch für uns als digitaler Begleiter und Berater. Und wir befinden uns derzeit inmitten dieser Reise. Die Zukunft verspricht also spannend zu werden!

Region im Blick: Dann bleiben wir gespannt und wünschen viel Erfolg und Elan für Ihre weitere Reise bei Lexware.